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El presente documento consagra la Política de Tratamiento de los datos personales de las personas naturales (en adelante “titulares”) en Transporte de Carga Berlinas del Fonce S.A., en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013.
El propósito principal de esta Política de Tratamiento es poner en conocimiento de los titulares de los datos personales tratados por Transporte de Carga Berlinas del Fonce S.A. los derechos que les asisten, los procedimientos adoptados por la Sociedad para hacer efectivos esos derechos, así como la finalidad con la cual serán tratados sus datos en caso de otorgar la autorización expresa, previa e informada.
Transporte de Carga Berlinas del Fonce S.A., (en adelante “Transcarga Berlinas”), es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma. Sus datos de contacto son:
Domicilio: Bogotá
Dirección: Calle 17 No. 90-81
Correo electrónico: protecciondatos@transcargaberlinas.com
Teléfono: 57(1)4216461
El tratamiento de los datos personales de los titulares por parte de Transcarga Berlinas implica la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general la ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con las finalidades señaladas en esta Política y para las cuales ha recibido autorización.
Eventualmente Transcarga Berlinas podría tratar datos de menores de edad y datos sensibles, caso en el cual lo haría cumpliendo con las siguientes disposiciones:
Transcarga Berlinas tratará los datos personales de acuerdo con las siguientes finalidades y según la calidad del titular:
Empleados: los datos serán tratados para gestionar la vinculación, desarrollo y terminación de la relación laboral o civil que surja entre el empleado y Transcarga Berlinas, la gestión contable,
administrativa, financiera y tributaria de nómina, pago de prestaciones sociales, auxilios cuando haya lugar o reconocimiento de estos, diseño y ejecución de planes de formación y capacitación, planes de bienestar, orden de práctica de exámenes médicos periódicos de salud ocupacional, cumplimiento de todas las obligaciones en materia laboral a cargo del empleador, afiliaciones al sistema de seguridad social, trámite de incapacidades, fines estadísticos e históricos, defensa judicial y resolución de conflictos en caso de diferencia, la transmisión para adelantar los fines indicados, y las demás finalidades para las cuales los empleados otorguen su autorización. La información se conservará durante la existencia de la relación laboral y permanentemente después de la terminación de ésta.
Conductores: además de las finalidades indicadas para empleados, la información personal de los conductores será tratada para establecer la aptitud para la actividad de transporte de carga, el cumplimiento de obligaciones de seguridad en transporte con pruebas de alcoholimetría y consumos de otras sustancias, la determinación de su ubicación o posicionamiento y del vehículo asignado para determinar el cumplimiento de rutas y servicios, defensa judicial y resolución de conflictos en caso de diferencias, gestión administrativa, contable, legal y judicial de accidentes, siniestros u otros eventos, su transmisión para adelantar los fines indicados, y las demás finalidades para las cuales los conductores otorguen su autorización.
Aplicantes a vacantes: los datos personales serán tratados con el fin de adelantar, directa o indirectamente, procesos de selección y contratación de personal, lo cual incluye entrevistas, exámenes médicos, visitas domiciliarias, análisis de perfiles y verificación de datos con antiguos empleadores y referencias personales y/o comerciales.
Clientes: los datos serán tratados para la prestación del servicio de transporte de mercancías y encomiendas en las modalidades ofrecidas por Transcarga Berlinas, el envío y entrega de mercancías en los lugares indicados, confirmación de datos de envío, el envío de información comercial sobre nuestros servicios y promociones, hacer análisis de data y estudios de mercadeo, brindar atención al cliente, la atención de peticiones quejas, reclamos y cualquier solicitud efectuada, elaborar y enviar cotizaciones del servicio de transporte de mercancías, la defensa judicial en caso de conflicto o diferencia, gestión contable y tributaria de la relación comercial y para facturación, gestión de cartera, fines históricos y estadísticos de las relaciones comerciales, la transmisión de los datos personales para adelantar los fines indicados, y las demás para las cuales sean otorgadas las autorizaciones respectivas.
Proveedores: los datos serán tratados para verificar datos y experiencia, estudiar el perfil, contratar el servicio o suministro de producto, gestionar el adecuado cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato celebrado con el respectivo proveedor o de la relación comercial
establecida con éste, gestionar contable, financiera, administrativa y tributariamente los pagos correspondientes, defensa judicial en caso de alguna diferencia, terminación y liquidación de la relación comercial, transmisión de los datos para los fines indicados, y en general para adelantar todas las actividades que sean necesarias en virtud de dicha relación, así como las demás establecidas en las autorizaciones recibidas de los titulares.
Propietarios de vehículos: analizar el perfil y solvencia del propietario, confirmar datos con otras empresas, y referencias personales y comerciales, antecedentes e histórico de su vehículo, gestionar en todas las etapas correspondientes a su vinculación y la de su vehículo a la sociedad, gestionar contable, administrativa, financiera y tributariamente los pagos correspondientes, defensa judicial directamente o a través de terceros, gestión administrativa, legal y judicial en caso de siniestro o accidente del vehículo, las demás que sean necesarias para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la operación del vehículo del propietario, la transmisión de los datos para los fines indicados, y las demás que sean señaladas en las autorizaciones de tratamiento de información otorgadas por los titulares.
Público en general: los datos serán tratados para adelantar directamente o a través de terceros una labor comercial a través del envío de información comercial de nuestros servicios, promociones, novedades y demás información de interés, así como el envío de información comercial de aliados comerciales, la atención de peticiones, quejas, reclamos y cualquier solicitud de información efectuada por el titular.
En adición a las finalidades descritas, Transcarga Berlinas tratará los datos personales de los titulares para fines estadísticos, el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias a las que se encuentra sujeta la Sociedad como operador de transporte de carga, así como para las demás finalidades para las cuales los titulares otorguen su autorización en el proceso de recolección de los datos personales.
La información capturada a través de cámaras de circuito de vigilancia será tratada para efectos de seguridad de las personas y activos que se encuentren en las instalaciones de Transcarga Berlinas y ser transmitida o transferida a las autoridades correspondientes.
Los Encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la Ley o contrato, harán el tratamiento exclusivamente para las finalidades mencionadas.
El tratamiento de los datos personales tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades para las cuales la información fue recolectada, o el periodo de vigencia que señale la ley, contrato o sentencia según corresponda.
Cuando Transcarga berlinas requiera tratar información, solicitará la autorización del titular al momento de la recolección de los respectivos datos.
Esta autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante conducta inequívoca, y debe incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento. La autorización será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, no será necesario solicitar autorización cuando se trate de:
En todo caso, esta información será tratada de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y esta Política.
En virtud de la ley, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el Responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
De conformidad con el objeto de esta Política, los derechos del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal, jurisprudencial o contractual que faculte a Transcarga Berlinas para continuar con el tratamiento).
El titular puede ejercer sus derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al correo electrónico protecciondatos@transcargaberlinas.com
Los titulares podrán formular una consulta al correo protecciondatos@transcargaberlinas.com cuando deseen acceder o consultar su información personal que reposa en las bases de datos de Transcarga Berlinas, para lo cual deberán adjuntar copia del documento de identidad. Si quien formula la consulta es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar copia de su documento de identidad y el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder).
La consulta, presentada de acuerdo a lo indicado en precedencia, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los titulares podrán presentar al correo protecciondatos@transcargaberlinas.com un reclamo cuando consideren que la información contenida en una base de datos de Transcarga Berlinas debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o el Decreto 1377 de 2013.
El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, y deberá ir acompañado por la copia del documento de identificación, y si quien formula el reclamo es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar también el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder). Adicionalmente, el reclamo deberá ir acompañado por los demás documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, lo cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La información tratada por parte Transcarga Berlinas estará sujeta a medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 13 de enero de 2017.
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